In den meisten Hotels wird der WLAN-Zugang für Gäste noch immer über ein gemeinsames Passwort auf einer Karte, einen an der Rezeption ausgedruckten Voucher oder einen bei Ankunft per SMS verschickten Code verwaltet. Nach dem Check-out funktionieren die Zugangsdaten weiter, bis jemand sie zurücksetzt – was möglicherweise nie passiert.
Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine Integrationslücke. Das Property-Management-System (PMS) weiß genau, wann ein Gast ein- und auscheckt. Die WLAN-Infrastruktur kann Zugänge automatisch bereitstellen und widerrufen. Nur wurden die beiden Systeme bisher nicht miteinander verbunden.
Was eine PMS-Integration wirklich verändert
Ist Wiacom in das PMS integriert, lösen Check-in und Check-out automatisch Aktionen im WLAN-Lebenszyklus aus.
Beim Check-in wird der WLAN-Zugang des Gastes bereitgestellt – per Portal-Autorisierung, über individuelle iPSK-Zugangsdaten per E-Mail oder über eine persönliche Horizon-SSID, je nach Konfiguration des Hauses. Die Rezeption muss nichts manuell ausgeben.
Beim Check-out wird der Zugang automatisch widerrufen. Die Zugangsdaten laufen ab. Hat der Gast eine persönliche Horizon-SSID erhalten, geht dieser Platz zurück in den Pool für den nächsten Gast. Kein manuelles Zurücksetzen nötig.
Auch die Bereitstellung vor der Anreise wird unterstützt: Das WLAN des Gastes kann schon vor der Ankunft bereitstehen und mit der Pre-Arrival-E-Mail samt Check-in-Informationen verschickt werden.
Die OTA-Lücke und wie Sie sie schließen
Gäste, die über OTAs buchen, sind für Hotels ein anhaltendes Datenproblem. Die OTA gibt Kontaktdaten nur selten weiter. Der Gast checkt ein, verbindet sich mit dem WLAN und reist wieder ab, ohne jemals in der hoteleigenen Datenbank zu landen.
WLAN-Bereitstellung mit PMS-Anbindung ändert das. Löst der Check-in eine WLAN-Bereitstellung aus, kann das Hotel den Gast durch einen kurzen Registrierungsschritt führen und E-Mail oder Telefonnummer mit Einwilligung erfassen, bevor die Zugangsdaten übermittelt werden. Der Gast erhält ein reibungsloseres WLAN-Erlebnis. Das Hotel erhält einen verifizierten First-Party-Kontaktdatensatz von einem Gast, der zuvor anonym geblieben wäre.
Unterstützte PMS-Systeme
Wiacom verfügt über eine native Integration mit Oracle OPERA Cloud über OHIP, live im Produktivbetrieb. Eine wachsende Integrationsbibliothek umfasst mehr als 100 Property-Management-Systeme, darunter Mews, Cloudbeds, Protel, Shiji, Guestline Rezlynx, Infor HMS, Apaleo, StayNTouch, Maestro, Agilysys, Sabre SynXis und roomMaster.
Ihr PMS ist nicht aufgeführt? Kontaktieren Sie das Wiacom-Team – die Bibliothek wird laufend erweitert.
Zustellung der Zugangsdaten inklusive
Löst der Check-in die WLAN-Bereitstellung aus, erhält der Gast seine Zugangsdaten automatisch per E-Mail, SMS, RCS oder WhatsApp, je nach Konfiguration. Wiacom übernimmt die Zustellung über alle diese Kanäle standardmäßig als Teil der Plattform, ohne dass ein eigenes Messaging-Konto nötig ist. Häuser mit eigener Versandinfrastruktur können auch ihre eigenen Dienste nutzen.
Der Compliance-Aspekt
PCI DSS v4.0 (seit März 2025 vollständig in Kraft) legt großen Wert auf Netzwerksegmentierung und das Management von Zugangsdaten. Gemeinsame Passwörter, die nach dem Aufenthalt weiter funktionieren, sind in großem Maßstab schwer zu kontrollieren. Die automatische Sperrung über das PMS macht den Lebenszyklus von Zugangsdaten vorhersehbar und prüfbar.
DSGVO und UK GDPR verlangen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, eine Einwilligung, wo erforderlich, und eine nachweisbare Rechenschaftspflicht. WLAN-Bereitstellung mit PMS-Anbindung verknüpft jeden Zugang mit einer verifizierten Gastidentität und einer dokumentierten Einwilligung – ein Audit-Trail, den manuelle Prozesse nicht liefern können.
Weniger Aufwand, bessere Compliance, besseres Gästeerlebnis
Für die Betriebsteams im Hotel bedeutet WLAN-Bereitstellung mit PMS-Anbindung weniger manuelle Arbeit an der Rezeption, weniger Gästebeschwerden über den WLAN-Zugang und einen dokumentierten Lebenszyklus der Zugangsdaten, der Compliance-Anforderungen unterstützt.
Für Gäste bedeutet sie WLAN, das ab dem Check-in funktioniert – ohne an der Rezeption nachzufragen, ohne nach einem Code zu suchen und ohne noch gültige Zugangsdaten eines früheren Aufenthalts im Netzwerk.
Wiacom integriert sich mit Oracle OPERA Cloud (OHIP) und mehr als 100 PMS-Systemen für die automatisierte WLAN-Bereitstellung für Gäste. Unterstützt die Zustellmodi Portal, iPSK, Horizon und Key Access.
